پروژه مالی سیستم انبار و خرید در شرکت تجهیزات ایمنی راهها
| دسته بندی | حسابداری |
| بازدید ها | 49 |
| فرمت فایل | doc |
| حجم فایل | 141 کیلو بایت |
| تعداد صفحات فایل | 90 |
پروژه مالی سیستم انبار و خرید در شرکت تجهیزات ایمنی راهها
پیشگفتار
منظور از طرح سیستم اطلاعاتی انبار در کارخانه ، بطور کلی ایجاد روشی سیستماتیک و منطقی است برای اجرای عملیات مربوط به کالاهای موجود در انبار و همچنین اعمال کنترلهای لازم روی مراحل مختلف این عملیات .
جزئیات سیستمهای طرح شده در واحدهای مختلف صنعتی با توجه به نوع فعالیت و سازمان داخلی آنها ممکن است با یکدیگر تفاوت داشته باشد ولی نتایج زیر از طرح هر سیتم اطلاعاتی انبار عاید می گردد :
1) ایجاد رابطه های بهتر و منطقی تر در داخل کارخانه برای تبادل اطلاعات .
2) تسریع عملکرد قسمتهای مختلف به کمک طرح فرمهای مناسب .
3) انجاد کنترلهای بهتر در کارخانه .
4) کمک به شناسائی بهتر کالاهای موجود در انبار با توجه با تنوع آنها .
5) طرح فرمهای مناسبتر برای نگهداری حساب موجودیهای انبار ( مثل کـارت انبـار و… ) .
6) طرح فرمهای بهتر برای نقل و انتقالات کالاهای موجود انبار ( مثل برگ درخواست جنس از انبار و …. ) .
7) نگهداری اطلاعات بروز درآمده از وضع موجودیهای انبار که در مقاطع مختلف مورد استفاده قرار می گیرد ( مثلاً برای محاسبه قیمت تمام شده و …. ) .
8) سفارش به موقع کالا و به میزان مورد نیاز به آن .
9) افزایش اطلاعات مدیریت از میزان کالاهای موجود در انبار ، مصرف آنها و مسائل مشابه .
10) ایجاد اطمینان در مدیریت از عدم وجود سوءاستفاده در موجودیهای انبار .
11) کاهش اشکالات احتمالی ناشی از غیبت افراد شاغل در سیستم ، بخصوص انباردار .
12) کاهش هزینه ها و کارهای زائد اداری از طریق حذف فرمها و یا عملیات غیرضروری.
13) شناسائی کالاهائی که بعلل مختلف به صورت بلااستفاده در انبار باقیمانده اند و سبب اتلاف فضای انبار و راکد نگهداشتن قسمتی از سرمایه کارخانه میشوند.
فصل اول کلیات
تاریخچه شرکت
نگاهی اجمالی به سیستم انبار و خرید در شرکت تجهیزات ایمنی راهها و همچنین توضیحاتی مختصر در مورد تاریخچه شرکت و اهداف آن :
شرکت تجهیزات ایمنی راهها در سال 1317 هجری شمسی تأسیس گردید ، این شرکت هنگام تأسیس به نام شرکت سهامی رنگ نامگذاری گردید . با توجه به سوابق این شرکت می توان به عملکرد این شرکت در سالهای اولیه فعالیت اشاره کرد ، از عمده ترین اهداف اصلی این شرکت ساخت وسائل و تجهیزات تخصصی از قبیل ماسک ، لباس ضد حریق و … بود .
اما در حال حاضر تولیدات این شرکت شامل گاردریل کنار جاده ، علائم راهنمائی و رانندگی ، علائم هشداردهنده بازتاب ( رفلکترر ) ، گابیون و … میباشد .
سهام این شرکت تماماً متعلق به دولت میباشد و زیر نظر وزارت راه و ترابری اداره می گردد .
انبارها
این شرکت دارای هشت انبار میباشد که عبارتند از :
1- انبار مواد اولیه 2- انبار ضایعات 3- انبار لوازم یدکی 4- انبار کالای تجاری 5- انبار محصول 6- انبار ابزار مصرفی 7- انبار سوخت 8- انبار متفرقه .
نقشه هوائی و موقعیت فیزیکی این انبارها پیوست میباشد .
کدینگ در شرکت تجهیزات ایمنی راهها
کدینگ اقلام انبارها در این شرکت ، شامل 10 رقم می باشد که رقم اول و دوم از سمت چپ کد کالا ، بیانگر نوع انبار میباشد ، یعنی انبار مواد اولیه با پیش شماره 11 انبار ضایعات با پیش شماره 12 ، انبار لوازم یدکی با پیش شماره 21 ، انبار کالاهای تجاری با پیش شماره 41 ، انبار محصول با پیش شماره 51 و انبار ابزار مصرفی با پیش شماره 62 ، انبار سوخت با پیش شماره 81 و انبار متفرقه با پیش شماره 91 شروع می شوند .
پس از دو رقم اول از سمت چپ چهار رقم بعدی صرفاً برای گسترش انبار برای آینده پیش بینی شده است و به اصطلاح باز می باشد و پس از آن رقم هفتم و هشتم نشانگر نوع جنس کالا می باشد و در آخر دو رقم پایانی بیانگر واحد شمارش یا اندازه گیری کالا میباشد . یعنی اگر دو رقم آخر کد کالایی 01 باشد واحد اندازه گیری آن کالا کیلوگرم است و همچنین 02 نشانگر عدد ، 03 متر ، 07 لیتر ، 08 قوطی ، 09 یارد ، 10 دست ، 12 جلد ، 13 اصله ، 14 جین ، 15 شاخه و 16 رول میباشد .
بعنوان مثال اگر کد کالایی 6202400402 باشد از رقم 62 مشخص می شود که این کالا در انبار ابزار مصرفی میباشد و اعداد 0240 باز میباشد و اعداد 04 نشانگر نوع ابزار مثلاً سنگ برش میباشد و اعداد 02 نشانگر این است که واحد شمارش این کالا عدد میباشد .
نحوه ورود و خروج کالا از انبار
نحوه ورود جنس به انبار
در شرکت « تجهیزات ایمنی و راهها » ورود کالا به انبار بدین صورت است که استفاده کننده از جنس مورد نظر با توجه به نوع جنس مانند مصرفی بودن ، ملزومات ، مواد اولیه و … فرمی به نام درخواست کالا تنظیم مینماید و با ذکر نام خود و نام واحد درخواست کننده ، شرح و تعداد جنس مورد نیاز خود را اعلام می نماید و پس از استعلام از انبار مبنی بر نبود این جنس در انبار ، جهت خرید به واحد تدارکات ارجاع می گردد . واحد تدارکات نیز پس از طی مراحل قانونی ( دریافت استعلام بها ، پیش فاکتور و … ) نسبت به خرید جنس مورد نظر اقدام می نماید و جنس خریداری شده وارد انبار شده و برای آن رسید انبار صادر می شود . رسید انبار در سه نسخه ( یک نسخه 3 برگی ) تنظیم می گردد که یک نسخه از این برگها نزد آورنده جنس ( تحویل دهنده ) ، یک نسخه نزد تحویل گیرنده ( انبار ) و نسخه دیگر هم به همراه فاکتور ، درخواست خرید ، استعلام بها و غیره جهت ثبت و تنظیم سند خرید تحویل امور مالی می گردد .
نحوه خروج جنس از انبار
همچنین در این شرکت برای خروج جنس از انبار ، ابتدا تکمیل فرم درخواست کالا توسط واحد متقاضی جنس صورت می گیرد و در صورت وجود جنس مورد نظر در انبار ، حواله صادر می گردد و پس از تکمیل و تأئید حواله مربوطه جنس مذکور به تعداد ( یا مقدار ) حواله شده از انبار خارج می گردد . در صورت لزوم برگ خروج از انبار نیز توسط انباردار یا مسئول انبار صادر می گردد .
فرمهای مورد استفاده در انبارهای تجهیزات ایمنی راهها
1- حواله : جهت خروج کالا از انبار مجوزی بنام حواله صادر می گردد . حواله انبار شامل : ردیف ، کد کالا ، شرح جنس ، واحد ، مقدار ، شماره سفارش و مبلغ میباشد که در سه نسخه تنظیم می گردد . نسخه اول برای حسابداری ، نسخه دوم برای انبار و نسخه سوم برای تحویل گیرنده میباشد ، همچنین حواله انبار دارای کد انبار ، شماره سریال حواله ، نام واحد درخواست کننده و تاریخ میباشد که توسط رئیس اداره انبارها (مسئول ابنارها ) و انباردار و تحویل گیرنده امضاء می گردد . نمونه این فرم ضمیمه پیوست میباشد .
2- رسید : جهت ورود کالا به انبار مجوزی بنام رسید انبار صادر می گردد ، قسمتهای اصلی رسید انبار عبارتند از : ردیف ، کد جنس ، نام جنس ، واحد ، مقدار ، شماره سفارش و مبلغ میباشد که در سه نسخه تنظیم می گردد ، نسخه اول برای حسابداری ، نسخه دوم برای انبار و نسخه سوم هم برای تحویل دهنده جنس ( واحد تدارکات ) است . نمونه این فرم ضمیمه پیوست میباشد .
3- برگشت رسید : گاهی اوقات اتفاق که کالایی در اثر عوامل مختلف باید به فروشنده و یا سازنده آن عودت گردد ، در این صورت کالای رسید شده در انبار را باید برگشت رسید کرد ، و یا به عبارتی با عودت آن به فروشنده یا سازنده آن ، برگشت از خرید تنظیم می گردد این سند شبیه حواله انبار میباشد ، با این تفاوت که در آن علت برگشت نیز ذکر میشود . نمونه این فرم ضمیمه پیوست میباشد .
4- فرم برگشت کالا : گاهی اتفاق می افتد که کالایی از انبار درخواست می گردد اما پس از صدور حواله و خروج کالا ، این کالا به انبار عودت می شود . ثبت ورود کالا به انبار در سندی بنام برگشت کالا به انبار انجام می شود . این فرم شبیه رسید انبار است ، با این تفاوت که در این فرم علت برگشت کالا به انبار نیز قید می گردد . نمونه این فرم ضمیمه پیوست میباشد .
انبارگردانی
همانگونه که میدانید موجودی مواد و کالا یکی از اقلام دارایی های جاری و همچنین یکی از مهمترین اقلام ترازنامه است ، در پایان هر دوره مالی جهت اثبات مقدار ( مبلغ ) واقعی موجودیهای مواد و کالا و همچنین جهت دستیابی به مقدار و مبلغ اجناس انبار عمل انبارگردانی انجام می گیرد .
در شرکت تجهیزات ایمنی و راهها این عمل در سال مالی منتهی به 1382 با حضور نمایندگان سازمان حسابرسی صورت گرفت . بدین صورت که کمیته ای تشکیل گردید که کمیته انبارگردانی نام دارد . برای این کمیته مسئولی انتخاب شد که وظیفه این کمیته اجرای دقیق دستورالعمل انبارگردانی بود و شخصی بعنوان هماهنگ کننده تعیین گردید که مسئولیت هماهنگی بین انبارها ، مسئولین انبارها و شمارشگران و نمایندگان سازمان حسابرسی بود .
انبارگردانی در این شرکت به مدت 30 روز طبق دستورالعمل و اجرای موارد زیر انجام گردید :
1- کنترل اجناس : از آغاز انبارگردانی موجودی انبارها چک گردید . برای اطمینان از اینکه جنسهای مشابه در چند جای مختلف قرار نگیرند و یکجا جمع شوند و مواردی بود که رفع شد .
2- تگ گذاری : برگه های شمارش شامل سه قسمت مشابه که در آن شماره سریال برگه ، کد کالا ، شرح کالا ، تعداد شمارش شده ، واحد و نیز دو محل امضاء برای شمارش کنندگان وجود داشت . این تگهای شمارش قبل از آغاز انبارگردانی بصورت کامپیوتری پرینت شده و هر کدام روی جنس مربوطه قرار گرفته بود .
3- شمارش اول : شمارش کنندگان در چند تیم دو نفری تقسیم شده که یک نفر مسئول شمارش و دیگری مسئول ثبت مقادیر بود . شمارش از یک طرف انبار و در جهت خاصی شروع شد . شمارش کنندگان به ترتیب قفسه ها و ردیفهای انبار را طی کردند و به هر جنس که رسیدند قسمت اول تگ را جدا کرده و پس از شمارش دقیق مقادیر شمارش شده در آن ثبت کردند ، سپس قسمتهای مربوط به شمارش دوم و سوم را در جای قبلی خود ( روی جنسها ) قرار می دادند . طبق استانداردها این عمل ( شمارش اول ) توسط گروه دیگری نیز انجام می گیرد و در قسمت مربوط به شمارش دوم ثبت و توسط شمارش کنندگان ( تیم دوم ) امضاء می گردد .
جمع آوری برگه های شمارش
در پایان هر روز برگه های شمارش به تفکیک شمارش اول و دوم توسط ناظرین انبارگردانی ( حسابرسان ) جمع آوری و نگهداری می شد . پس از آنکه کلیه موجودیهای انبار شمارش گردید با حضور بازرسان قانونی شرکت ( حسابرسان ) پاکت حاوی برگه های شمارش باز شده و موجودیهای شمارش شده وارد کامپیوتر گردید .
لیستهای مغایرت
اگر بین شمارش اول و شمارش دوم گروههای شمارش اختلافی وجود داشته باشد ، این موارد در لیستی به عنوان مغایرت اولیه چاپ ( تهیه ) می شود و شمارش مجدد این اقلام انجام می گیرد . سپس این شمارشها وارد کامپیوتر گردیده ( پاسخ ) و با موجودی کالاها طبق کاردکس مقایسه می گردد . در صورت وجود هرگونه اختلاف بین آنها لیست مغایرت ثانویه تهیه می گردد و اینبار با حضور مسئول انبار یا انباردار و یا کمک انباردارهایی که مورد اطمینان مسئولین انبار هستند شمارش سوم انجام می گیرد و نتیجه این شمارش در قسمت سوم برگ شمارش ( تگ ) ثبت می شود . سپس برای آخرین بار این شمارشها وارد کامپیوتر ( پاسخ ) شده و لیست مغایرت نهایی گرفته ( چاپ ) می شود . لازم به ذکر است کلیه این فعالیتها باحضور حسابرس انجام می گیرد و برگه های شمـارش سوم بـه تـأیید و امضـاء انبـاردار می رسد .
که در این شرکت مواردی مغایرت وجود داشت که پس از طی این مراحل رفع گردید .
پس از اتمام انبارگردانی صورتجلسه انبارگردانی و همچنین تأییدیه انباردار نیز تهیه گردید . کلیه لیستهای فوق به امضاء مسئول هماهنگ کننده انبارگردانی ، مسئول انبار و انباردار رسیدند . جهت شروع اعمال انبارداری در سال جدید مالی لیست کسری و اضافی انبار مورد استفاده قرار گرفت . بدین ترتیب که کلیه کسری انبار به حساب هزینه ها و کلیه اضافات انبار به حساب سایر درآمدها یا درآمدهای متفرقه منظور گردید
فهرست:
پیشگفتار
فصل اول : کلیات
تاریخچه شرکت
انبارها
کدینگ
نحوه ورود و خروج کالا از انبار
فرمهای مورد استفاده در انبارهای شرکت تجهیزات ایمنی راهها
انبارگردانی
فصل دوم : شناسایی انبار
مقدمه
هدف و اهمیت انبارداری
انبار و انواع آن
انبارهای سازمانهای تولیدی و صنعتی
موجودیهای انبار ( انواع انبار )
محل سازمانی و تشکیلات داخل انبار
مشخصات انباردار
اهم وظایف انباردار
رعایت اصول ایمنی و حفاظت در انبار
انبار اسقاط یا انبار لوازم فرسوده
واحد کنترل انبار یا کنترل اقلام
فصل سوم : طبقه بندی کالاها ، کدگذاری و تنظیم کالاها در انبار
طبقه بندی کالاها
محاسن طبقه بندی کالاها
خصوصیات طبقه بندی صحیح
مبانی طبقه بندی کالاها
کدگذاری کالاها
ضرورت و شرایط کدگذاری
خصوصیات یک نظام کدگذاری صحیح
علل استفاده از نظام کدگذاری
روشهای کدگذاری
کدگذاری بر اساس طبقه بندی کالاها
کد میله ای ( خط نما )
استقرار کالاها در انبار
چیدن و استقرار کالاها در انبار
استفاده از حداکثر فضای انبار
وسایل کار در انبار
نظامهای خروج کالا از انبار
روشهای انبارکردن کالا
فصل چهارم : نظام نظارت بر انبار
وسایل و ابزار نظارت بر عملیات انبار
دفاتر انبار
کارت انبار
کاردکس حسابداری
مهمترین کارتهای انبار
طراحی نظام اطلاعاتی برای انبار
نتایج حاصل از استقرار نظام صحیح اطلاعاتی انبار
وظایف اطلاعاتی انباردار
طراحی فرمهای انبار
نمودار حرکت فرمها
تعریف فرم
فرمهای مورد نیاز انبار
گردش عملیات در سیستم تدارکات
دریافت و صدور کالاها
روشهای اجرای کار در انبار
عملیات حسابداری خرید و انبار
روشهای درخواست و دریافت کالا از انبار
روشهای صدور و درخواست خرید و ورود کالا به انبار
روش برگشت کالا به انبار
فصل پنجم : نظام نظارت بر موجودی
استقرار نظام نظارت بر موجودی جنسی در سازمان
هدف و فواید نظارت بر موجودی
اهمیت و فواید نظام نظارت بر موجودی
دسته بندی کالاهای مختلف
ارزش یابی کالاها
هزینه های مربوط به موجودی
نظام موجودی صفر
فصل ششم : شیوه های ریاضی نظارت بر موجودی
شیوه های ریاضی نظارت بر نظام موجودی
عوامل مؤثر در تعیین موجودی
انبارگردانی
فصل هفتم : نحوه انبارگردانی در شرکت تجهیزات ایمنی راهها
مقدمه
انبار
تقسیم انبار
سیستم انبار
فرمهای مورد استفاده در انبار
نحوه ورود جنس به انبار
نحوه خروج جنس از انبار
نحوه نگهداری موجودی حساب کالا در انبار
کدینگ ( شماره کالاهای انبار )
حفاظت فیزیکی از انبار
انبارگردانی
جمع آوری برگه های شمارش
لیستهای مغایرت
نحوه انبارگردانی
منابع و مأخذ
پیوست